En bref
- Power Query (appelé « Get & Transform » dans certaines versions) importe, nettoie, combine et charge des données, et mémorise chaque étape pour la rejouer.
- Il est disponible dans Excel pour Windows, Mac et le Web, sous l'onglet Données.
- Il ne remplace pas RECHERCHEV pour une recherche ponctuelle, mais il est bien plus adapté dès que vous fusionnez des tables entières ou que vous répétez la même préparation chaque mois.
- Sur de gros volumes, chargez vos requêtes dans le modèle de données plutôt que dans une feuille.
- Le langage M n'est pas obligatoire pour débuter, mais l'éditeur avancé permet d'aller plus loin que l'interface.
Table des matières
À quoi sert Power Query, concrètement ?
Selon la documentation Microsoft, Power Query permet d'importer ou de se connecter à des données externes, puis de les mettre en forme : supprimer une colonne, changer un type de données, fusionner des tables. Le travail se déroule en quatre phases : se connecter, transformer, combiner, charger.
Pensez à ce que vous faites aujourd'hui à la main chaque semaine :
- supprimer les trois lignes de titre qu'ajoute votre logiciel de facturation ;
- séparer une colonne « Nom Prénom » en deux ;
- convertir des dates qu'Excel lit comme du texte ;
- coller ensemble douze exports mensuels ;
- retirer les doublons et les lignes vides.
Chacune de ces opérations est une étape de Power Query. Et comme l'éditeur enregistre chaque action sous forme d'étape appliquée, vous obtenez un processus reproductible au lieu d'une suite de clics qu'il faudra refaire de mémoire.
C'est le point qui change la vie des analystes et des responsables qui montent leurs propres rapports : un tableau de bord qui s'actualise tout seul avec les nouvelles données, sans copier-coller risqué.
Où trouver Power Query dans Excel
Ouvrez l'onglet Données. Le groupe Obtenir et transformer des données (Get & Transform Data) contient les commandes de connexion, et le groupe voisin Requêtes et connexions liste vos requêtes existantes. Microsoft précise que Power Query est disponible dans Excel pour Windows, Excel pour Mac et Excel pour le Web. Les fonctions disponibles peuvent toutefois varier selon la plateforme et la version, donc vérifiez votre menu si une option manque.
Pour ouvrir la fenêtre de l'éditeur, vous avez plusieurs chemins :
- Données > Obtenir des données > Lancer l'éditeur Power Query ;
- l'éditeur s'ouvre aussi tout seul quand vous vous connectez à une source ou créez une requête ;
- un raccourci clavier existe dans les versions récentes : Microsoft liste une commande « Ouvrir l'éditeur Power Query » dans sa page des raccourcis Excel (Alt+F12 sous Windows).
Petit piège de mémoire : F11 ouvre le
VBA, pas Power Query. Ce sont deux moteurs distincts. Les raccourcis habituels comme F2 (modifier une cellule), F4 (références absolues) et F9 (recalculer) restent utiles autour de Power Query, qui les complète au lieu de les remplacer. Si les touches de fonction vous donnent du mal, un
exercice de raccourcis clavier gratuit vous fera gagner du temps avant même d'aborder les requêtes.
Premier cas pratique : nettoyer un export en cinq étapes
Prenons un fichier CSV d'écritures comptables, avec des défauts typiques. Voici le déroulé.
1. Importer les données
Dans Données, choisissez À partir d'un fichier texte/CSV (ou À partir d'un tableau/d'une plage si vos données sont déjà dans le classeur). Excel affiche un aperçu, puis vous proposez Transformer les données pour ouvrir l'éditeur. Les sources possibles sont nombreuses, et Microsoft détaille la liste des sources de données que l'on peut importer.
2. Corriger l'en-tête et les lignes inutiles
Utilisez Supprimer les lignes > Supprimer les lignes du haut pour éliminer les titres parasites, puis Utiliser la première ligne comme en-têtes. Chaque action apparaît dans le volet Étapes appliquées à droite.
3. Fixer les types de données
Vérifiez l'icône à gauche de chaque titre de colonne : texte, nombre entier, date, décimal. Un mauvais type est la première cause de calculs faux. Une date lue comme du texte ne se triera jamais correctement, et une somme sur du texte renverra zéro.
4. Nettoyer et transformer
Quelques commandes qui reviennent sans cesse :
| Besoin | Commande dans l'éditeur |
| Séparer « Nom Prénom » | Fractionner la colonne > Par délimiteur |
| Retirer espaces invisibles | Transformer > Format > Supprimer les espaces |
| Éliminer les doublons | Supprimer les lignes > Supprimer les doublons |
| Remplir les cellules vides | Transformer > Renseigner vers le bas |
| Passer de colonnes à lignes | Transformer > Dépivoter les colonnes |
Le
dépivotage mérite une mention spéciale : c'est l'opération qui transforme un tableau à douze colonnes de mois en une liste propre « mois / montant », indispensable pour un tableau croisé dynamique.
5. Charger le résultat
Cliquez sur Fermer et charger. Par défaut, le résultat arrive dans une nouvelle feuille sous forme de tableau. Pour garder le contrôle, utilisez Fermer et charger dans… et choisissez ce que vous voulez : un tableau, un tableau croisé dynamique, une simple connexion, ou le modèle de données. La page Microsoft sur la création, le chargement et la modification d'une requête décrit ces options pas à pas.
Le jour où un nouvel export arrive, remplacez le fichier source et cliquez sur Actualiser tout. Les cinq étapes se rejouent seules.
Fusionner et ajouter des tables
Deux opérations couvrent l'essentiel des besoins de combinaison.
- Ajouter des requêtes empile des tables de même structure : douze exports mensuels deviennent une seule table. Mieux encore, l'option À partir d'un dossier lit tous les fichiers d'un répertoire, y compris celui du mois suivant dès qu'il y est déposé.
- Fusionner des requêtes relie deux tables par une colonne commune, comme le ferait une recherche, mais sur toute la table à la fois. Vous choisissez le type de jointure : interne, externe gauche, etc.
Après une fusion, une colonne de type « Table » apparaît. Cliquez sur la double flèche de son en-tête pour choisir les champs à récupérer.
Power Query ou RECHERCHEV : lequel choisir ?
C'est une question fréquente. La réponse honnête : ce ne sont pas des concurrents directs. RECHERCHEV est une fonction de cellule, parfaite pour retrouver une valeur ponctuelle dans une feuille. Power Query est un moteur d'extraction, de transformation et de chargement (ETL) qui fusionne des tables entières, gère plusieurs sources et automatise le nettoyage. Microsoft recommande d'ailleurs d'essayer XLOOKUP et XMATCH, des versions améliorées de RECHERCHEV, pour les recherches par formule.
| Situation | Meilleur choix |
| Retrouver un prix pour un code article, une fois | RECHERCHEV ou XLOOKUP |
| Enrichir 50 000 lignes avec une table de référence | Fusion Power Query |
| Données qui changent chaque mois, même nettoyage | Power Query |
| Résultat qui doit réagir en direct à une saisie | Formule |
Règle simple : si vous vous surprenez à refaire la même préparation pour la troisième fois, passez à Power Query. Si vous voulez comprendre les fonctions de recherche en profondeur, notre
guide des fonctions Excel est un bon point de départ.
Le langage M : utile, jamais obligatoire
Derrière l'interface, chaque étape est écrite en langage M. Pour les tâches courantes, vous n'aurez jamais à y toucher. Les experts s'accordent toutefois pour dire que l'éditeur avancé (onglet Affichage) permet de modifier des étapes au-delà de ce que l'interface propose, et c'est là que se fait la différence entre un utilisateur à l'aise et un utilisateur qui maîtrise ses flux de données. Le fonctionnement de l'évaluation des requêtes est expliqué dans la documentation Microsoft Learn.
Notre conseil : lisez le code M généré par vos clics. Vous reconnaîtrez vite chaque étape, et vous apprendrez la syntaxe sans effort.
Performances : trois réflexes à adopter
Charger dans le modèle de données pour les gros volumes
Si vos données sont volumineuses, Microsoft conseille de charger les requêtes dans le modèle de données plutôt que directement dans une feuille. Le classeur reste léger et vous pouvez créer des relations entre plusieurs tables.
Comprendre le « query folding »
Lorsque la source est une base de données, Power Query peut renvoyer les transformations à la source au lieu de les exécuter dans Excel. C'est le query folding. Dans un test documenté par Microsoft sur Azure Synapse Analytics, une requête entièrement repliée s'exécutait en 31 secondes contre 361 secondes sans repli, soit environ 11,6 fois plus vite. Attention : les sources non structurées, comme les fichiers CSV ou Excel, n'ont pas de capacité de repli, comme le précise la même page. Pour vos classeurs et CSV, le gain viendra donc plutôt de la réduction des colonnes et des lignes dès les premières étapes.
Éviter les requêtes qui s'exécutent plusieurs fois
Il arrive qu'une même source soit interrogée plusieurs fois, car chaque requête, avec ses dépendances, déclenche ses propres demandes. Microsoft explique ce comportement dans sa page pourquoi une requête s'exécute plusieurs fois. Une fonction M comme Table.Buffer peut conserver un résultat en mémoire pour éviter ces appels redondants, mais à réserver aux cas où vous avez constaté le problème.
Les erreurs de débutant les plus fréquentes
- Oublier de vérifier les types juste après l'import, puis chercher pourquoi un total est faux.
- Renommer ou déplacer le fichier source : la requête se casse. Gardez un dossier stable.
- Charger des centaines de milliers de lignes dans une feuille alors qu'un tableau croisé sur le modèle de données suffit.
- Écraser les étapes : si vous modifiez une étape au milieu de la liste, vérifiez ce que les suivantes deviennent.
- Mélanger formules et requête dans la même plage : une actualisation peut écraser vos ajouts. Placez vos calculs dans une autre feuille.
Notre point de vue
Chez LogicExcel, nous voyons chaque jour le même schéma : les gens apprennent Power Query en regardant une vidéo, hochent la tête, puis se retrouvent bloqués devant leurs propres données. Regarder ne suffit pas. Ce qui ancre un réflexe, c'est de taper soi-même, de se tromper, et d'obtenir une correction immédiate.
Notre conviction est donc simple : avant de plonger dans Power Query, maîtrisez les bases solides, les références, les fonctions de texte et de date, les tableaux croisés dynamiques. Power Query devient alors une évidence : vous reconnaissez les opérations que vous faisiez déjà à la main, et vous comprenez pourquoi les automatiser. C'est l'esprit de notre leçon Power Query : nettoyer une fois, réutiliser toujours, pensée pour un besoin opérationnel réel et pas pour la théorie.
Notre conseil de terrain : choisissez un seul rapport que vous refaites chaque mois, et automatisez-le de bout en bout. Un seul projet réel vous apprendra plus que dix tutoriels.
> — Thomas Houza
Progresser avec des exercices, gratuitement
Si vous voulez consolider les bases avant de passer aux requêtes, LogicExcel propose des exercices interactifs dans un environnement qui simule Excel, avec un retour immédiat sur vos réponses, sans inscription. Commencez par les exercices d'Excel en ligne, ou suivez un parcours structuré débutant, intermédiaire ou avancé. Si vous travaillez en comptabilité, la série 5 jours pour de meilleurs tableurs comptables applique ces idées à des cas concrets. Et si vos données vivent dans des bases, nos exercices SQL gratuits sont un complément naturel, car la logique de jointure est la même.
Par où commencer cette semaine
- Identifiez une tâche répétitive : un export à nettoyer, des fichiers à empiler.
- Importez-la via l'onglet Données et notez chaque étape appliquée.
- Fixez les types de données dès le début.
- Chargez le résultat dans une feuille dédiée (ou dans le modèle de données si le volume est grand).
- Au prochain export, remplacez la source et cliquez sur Actualiser tout.
- Ouvrez l'éditeur avancé et lisez le code M, sans rien modifier au début.
Au bout de deux ou trois cycles, vous aurez gagné plus de temps que n'en demande l'apprentissage.
Questions fréquentes
Power Query est-il gratuit dans Excel ?
Power Query est intégré à Excel, sans module à acheter séparément, dans les versions qui le prennent en charge. Microsoft indique qu'il est disponible dans Excel pour Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 et 2016. Les fonctions précises peuvent varier selon la plateforme (Windows, Mac, Web).
Power Query est-il meilleur que RECHERCHEV ?
Tout dépend du besoin. RECHERCHEV convient à une recherche ponctuelle dans une feuille. Power Query est préférable pour fusionner des tables entières, traiter plusieurs sources ou automatiser un nettoyage répété. Les deux se complètent plutôt qu'ils ne s'excluent.
Comment envoyer les données de Power Query vers Excel ?
Dans l'éditeur, cliquez sur Fermer et charger, ou sur Fermer et charger dans… pour choisir la destination : tableau, tableau croisé dynamique, connexion seule ou modèle de données. Les étapes sont détaillées dans la page d'aide de Microsoft.
Faut-il apprendre le langage M ?
Pas pour débuter : l'interface génère le code à votre place. Apprendre le M devient utile quand vous voulez dépasser les limites des menus, par exemple pour personnaliser une étape dans l'éditeur avancé.
Sources
- About Power Query in Excel, Microsoft Support
- Keyboard shortcuts in Excel, Microsoft Support
- Import data from data sources (Power Query), Microsoft Support
- Create, load, or edit a query in Excel (Power Query), Microsoft Support
- Look up values with VLOOKUP, INDEX, or MATCH, Microsoft Support
- Understanding Query Evaluation and Query Folding in Power Query, Microsoft Learn
- Query folding examples in Power Query, Microsoft Learn
- Why does my query run multiple times, Microsoft Learn
Recommandations
