Pour gérer un projet dans Excel, il vous faut une liste de tâches bien structurée (identifiant, responsable, dates, statut, % d'avancement), quelques formules pour repérer les retards, une mise en forme conditionnelle pour lire l'état d'un coup d'œil et, si besoin, un diagramme de Gantt. Cet article détaille chaque étape, avec les formules françaises à copier et les points de vigilance quand le projet grossit.
Le tableau de suivi est une liste, une ligne par tâche. Tout le reste (Gantt, indicateurs, alertes) se calcule à partir de cette liste, donc c'est elle qu'il faut soigner.
Les guides de suivi de tâches s'accordent sur un minimum : un identifiant, un nom de tâche, un responsable, une priorité, un statut, une date de début, une échéance, un % terminé et des notes. Un modèle français plus détaillé ajoute une description, la durée en jours, un budget, le dépensé, le reste à dépenser et des commentaires, avec des calculs automatiques pour la durée et le reste.
Voici une structure de départ que vous pouvez adapter :
| Colonne | Rôle | Type de saisie |
| ID | Repère unique de la tâche (T01, T02…) | Texte |
| Livrable / Phase | Regrouper les tâches | Texte ou liste |
| Tâche | Intitulé court, commençant par un verbe | Texte |
| Responsable | Une seule personne par ligne | Liste déroulante |
| Priorité | Haute, Moyenne, Basse | Liste déroulante |
| Statut | Non démarré, En cours, Terminé, En retard | Liste déroulante |
| Début / Échéance | Dates au format JJ/MM/AAAA | Date |
| Durée (jours) | Calculée | Formule |
| % terminé | Avancement de la tâche | Pourcentage |
| Dépendance | ID de la tâche à finir avant | Texte |
| Notes | Blocages, décisions | Texte |
Avant d'ouvrir Excel, définissez le périmètre et découpez le projet en livrables, puis en sous-tâches. Le guide de mise en place d'un suivi de projet recommande cette étape avant de créer la feuille de liste, éventuellement complétée d'une feuille « Tableau de bord ».
Une granularité utile : des tâches de 1 à 10 jours, jalonnées par des points de contrôle. Une tâche de six semaines passe de 0 % à 100 % sans signal intermédiaire ; six tâches d'une semaine disent vite où vous en êtes.
Premier réflexe à adopter : une liste déroulante pour le statut de chaque étape, avec des options comme « Non démarré », « En cours » et « Terminé », via Données > Validation des données > Liste. L'intérêt n'est pas cosmétique. Si l'un écrit « Fini », l'autre « Terminé » et un troisième « terminé » avec une faute, vos comptages passent à côté. Une saisie standardisée rend les comptages, les alertes et le tableau de bord plus fiables.
Pour les responsables, pointez la liste vers une plage de noms dans l'onglet « Paramètres ». Si vous voulez qu'un second menu dépende du premier (par exemple une phase puis ses tâches types), cet exercice sur les listes déroulantes dépendantes vous montre la mécanique.
Supposons : début en colonne E, échéance en F, statut en G, % terminé en H. Voici les formules de base, en version française.
En jours calendaires, =F2-E2+1 donne la durée en incluant les deux bornes. Pour compter uniquement les jours ouvrés, =NB.JOURS.OUVRES(E2;F2). Un guide de planification présente les deux variantes (en anglais NETWORKDAYS pour la seconde). Précisez dans votre en-tête laquelle vous utilisez, pour que chacun lise la même chose.
Pour le temps restant : =F2-AUJOURDHUI(), comme le montre ce guide Microsoft sur le suivi de projet. Un résultat négatif signifie que l'échéance est dépassée.
Pour un indicateur de retard exploitable, combinez deux conditions : la date du jour dépasse la date de fin et l'avancement est insuffisant. Un modèle de suivi français décrit exactement cette logique. En pratique :
=SI(ET(AUJOURDHUI()>F2;H2<1);"En retard";"")
Cette formule marque en retard toute tâche dont l'échéance est passée et qui n'est pas à 100 %. Vous pouvez la placer dans une colonne « Alerte » plutôt que d'écraser le statut saisi à la main.
Pour l'avancement global, comptez les tâches terminées avec NB.SI puis divisez par le total, selon la méthode décrite par Microsoft :
=NB.SI(G:G;"Terminé")/NBVAL(A:A)
Ajustez NBVAL pour ne pas compter l'en-tête (par exemple NBVAL(A2:A200)), et formatez la cellule en pourcentage. Pour la synthèse, les formules de comptage NB.SI et SOMME.SI permettent de compter par statut, de compter les tâches en retard et de calculer le taux d'avancement. Exemple de budget : =SOMME.SI(B:B;"Phase 1";K:K) additionne le dépensé d'une phase.
Si vous arrondissez des durées à la demi-journée ou à la semaine, les fonctions PLAFOND et PLANCHER sont utiles : cet exercice les fait travailler sur des cas concrets.
Un tableau exact mais illisible n'est pas lu. Trois outils changent tout.
Attribuez une couleur à chaque statut : gris pour « Non démarrée », bleu pour « En cours », vert pour « Terminée », rouge pour « En retard », ce qui fait ressortir les blocages immédiatement. Pour le % terminé, les barres de données donnent une barre de progression directement dans la cellule.
Astuce : appliquez la règle à toute la ligne avec une formule du type =$G2="En retard", pour que l'œil repère la tâche entière, pas seulement une cellule.
Avec la plage convertie en tableau, chaque colonne a son filtre. Triez par échéance pour voir ce qui arrive, filtrez sur un responsable avant son point individuel, ou sur « En retard » avant le comité. Gardez l'en-tête visible avec Affichage > Figer les volets.
Séparez la saisie de la lecture. Une architecture éprouvée repose sur des feuilles distinctes : Paramètres, Planning, Indicateurs et Tableau de bord, ce qui permet d'ajouter des vues sans toucher à la base de données. Les indicateurs courants : avancement global, nombre de tâches en retard, respect des échéances, charge par ressource, coût réel contre coût prévu.
Le détail de la construction (graphiques, segments, cartes d'indicateurs) fait l'objet de notre guide pour créer un tableau de bord Excel pas à pas.
Le Gantt montre le calendrier : chaque tâche est une barre, de sa date de début à sa fin. La méthode classique consiste à insérer un graphique à barres empilées à partir des colonnes « Date de début » et « Durée », puis à masquer la série « Date de début » pour ne laisser visibles que les barres de durée.
Marche à suivre :
Le meilleur tableau meurt s'il n'est pas tenu à jour. L'équipe d'un modèle français recommande un point hebdomadaire de 15 minutes : chaque responsable met à jour son % d'avancement, on passe en revue les tâches en retard, puis on capture le tableau de bord pour le compte-rendu. Pour un plan d'action plus léger, une revue deux fois par mois avec des priorités de P1 à P4 peut suffire.
Deux habitudes qui paient : une seule personne tient le fichier maître, et chaque modification de date importante est notée dans la colonne Notes avec sa raison.
Partir d'un modèle fait gagner du temps, à condition de comprendre ce qu'il contient. Vérifiez trois choses avant de l'adopter :
Excel est un excellent outil pour structurer un projet, et il y a des situations où il brille. Selon Teamwork, il convient aux plans individuels, aux délais courts, à la collaboration légère et aux listes simples d'environ 10 à 20 éléments. Dans ce cadre, il est rapide, flexible et chacun sait déjà l'ouvrir.
Quand le projet grossit, quelques bonnes pratiques prennent de l'importance :
> ## Notre point de vue
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> Nous voyons le même schéma chez les personnes qui nous écrivent : le problème d'un suivi de projet Excel est rarement le modèle, c'est la maîtrise des quelques formules qui le font vivre. On télécharge un fichier, une formule affiche une erreur, on la contourne à la main, et au bout de trois semaines plus personne ne fait confiance au tableau.
>
> Notre conviction est qu'on apprend Excel en l'utilisant. C'est pourquoi LogicExcel fait saisir de vraies formules dans une feuille, dans le navigateur. Chaque réponse est corrigée sur ce que la formule produit réellement, cellule par cellule, un autre chemin vers la bonne réponse compte aussi, et chaque erreur est expliquée. Pour un suivi de projet, les compétences utiles sont celles que nos leçons travaillent : dates, conditions SI, comptages NB.SI et SOMME.SI, listes déroulantes, mise en forme conditionnelle.
>
> Notre conseil : construisez votre suivi en parallèle de l'entraînement. Chaque formule apprise trouve tout de suite sa place dans votre tableau, et c'est ainsi qu'elle reste en mémoire.
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> Thomas Houza
Si vous voulez fiabiliser vos tableaux de projet, commencez par mesurer votre niveau avec le test Excel gratuit : 12 tâches réelles, corrigées, avec les réponses. Les deux premières leçons d'entraînement sont également gratuites.
La suite, soit les 95 leçons d'entraînement, les cours Excel I à III avec examen chronométré et certificat, Academy Essentials et la bibliothèque de modèles, demande All-Access. Il coûte 29 dollars par mois, 99 dollars par an (soit 8,25 dollars par mois), ou existe en formule à vie. Le détail est sur la page des plans. Les leçons que vous avez terminées restent ouvertes. Pour choisir votre parcours, notre guide sur la formation Excel en ligne compare les approches, et si vos suivis touchent à la comptabilité, un cours de 5 jours par e-mail est gratuit : Excel pour de meilleures feuilles comptables.
Oui. Vous créez un graphique à barres empilées à partir des colonnes de début et de durée, puis vous masquez la série des dates de début. Le résultat est un Gantt simple, mis à jour dès que vous changez une date. Les dépendances restent à documenter vous-même dans une colonne dédiée.
La plus lisible combine la date du jour et l'avancement : =SI(ET(AUJOURDHUI()>F2;H2<1);"En retard";""). Elle signale toute tâche dont l'échéance est dépassée et qui n'est pas terminée. Associez-la à une mise en forme conditionnelle rouge pour la repérer d'un coup d'œil.
Pour des listes simples d'environ 10 à 20 éléments, Excel convient parfaitement. Au-delà, le tableau reste utilisable si vous le structurez en tableau Excel, avec filtres, listes déroulantes et onglet de synthèse, et si une seule personne tient le fichier maître.
Les bases suffisent : tableaux, dates, fonction SI, NB.SI, SOMME.SI, listes déroulantes et mise en forme conditionnelle. Pour les valider avant de vous lancer, le test Excel de LogicExcel est gratuit, et le reste du parcours est inclus dans All-Access.
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