Actualizar datos en Excel: atajos, tablas dinámicas y Power Query

Las tablas dinámicas, los resultados de Power Query y las conexiones a datos externos no se actualizan solos. Muestran una instantánea de la última actualización. Cuando cambian los datos de origen, actualizas para traer las cifras nuevas. Esta guía cubre los atajos exactos en Windows, el método de la cinta que funciona en todas partes (Mac incluido) y cómo arreglar una actualización que falla.

Qué hace realmente «Actualizar»

Una tabla dinámica o una consulta guarda su resultado en el libro y recuerda de dónde vinieron los datos. Actualizar vuelve a ejecutar esa conexión y sustituye el resultado guardado por los datos actuales. No toca tus fórmulas, que se recalculan por su cuenta: actualizar es específicamente para tablas dinámicas, Power Query y conexiones externas.

Por eso una tabla dinámica puede seguir mostrando los totales de la semana pasada aunque hayas agregado filas nuevas: la caché de la tabla dinámica conserva la instantánea antigua hasta que la actualizas.

Atajos de actualización en Windows

Excel tiene dos atajos documentados en Windows:

Ctrl+Alt+F5 actualiza todos los datos del libro (todas las tablas dinámicas, consultas y conexiones). Es el comando «Actualizar todo».
Ctrl+F5 actualiza solo los datos de la hoja actual.
Esc detiene una actualización en curso, algo útil cuando una consulta grande tarda demasiado.

Ctrl+Alt+F5 es el que conviene recordar. Es el equivalente de teclado del botón Actualizar todo y pone al día todo de una vez.

Actualizar en Mac

Excel para Mac no tiene un atajo de teclado documentado para actualizar datos. Usa la cinta, que funciona igual en Windows y en Mac:

Pestaña Datos → Actualizar todo pone al día todas las conexiones del libro.
El pequeño desplegable bajo Actualizar todo ofrece Actualizar solo para el elemento seleccionado.

En una tabla dinámica también puedes hacer clic derecho dentro de ella y elegir Actualizar. Ese método del clic derecho es la forma más fiable, en cualquier plataforma, de actualizar una sola tabla dinámica.

Actualizar una tabla dinámica

Una tabla dinámica guarda en caché sus datos de origen, así que agregar filas al origen no hace nada hasta que actualizas.

Haz clic en cualquier celda dentro de la tabla dinámica.
Pestaña Analizar tabla dinámica → Actualizar (o clic derecho → Actualizar).

Si agregaste filas nuevas por debajo del rango original, actualizar por sí solo no las incluirá salvo que el origen sea una tabla o un rango dinámico. Convierte primero el origen en una tabla (Ctrl+T), apunta la tabla dinámica al nombre de la tabla y, a partir de ahí, cada actualización recoge las filas nuevas automáticamente.

Actualizar Power Query y datos externos

Los resultados de Power Query y las conexiones a archivos o bases de datos se actualizan igual.

Datos → Actualizar todo vuelve a ejecutar todas las consultas.
Datos → Consultas y conexiones abre el panel lateral, donde puedes actualizar una sola consulta con el icono de actualizar que hay junto a su nombre.

Si la consulta apunta a un archivo que se ha movido, la actualización falla con un error de «archivo no encontrado». Corrige la ruta en Datos → Consultas y conexiones, haz clic derecho en la consulta, elige Editar y actualiza el paso Origen.

Actualizar automáticamente

No hace falta actualizar a mano cada vez.

Al abrir: haz clic derecho en una tabla dinámica → Opciones de tabla dinámica → Datos → marca Actualizar al abrir el archivo. Para las consultas, ve a Datos → Consultas y conexiones, clic derecho en la consulta → Propiedades → Actualizar al abrir el archivo.
Con temporizador: en ese mismo cuadro de Propiedades, marca Actualizar cada N minutos para las conexiones que deban estar siempre al día.
Actualización en segundo plano: la opción Permitir actualización en segundo plano te deja seguir trabajando mientras una consulta lenta se pone al día.

Problemas habituales al actualizar

Faltan filas nuevas después de actualizar. El origen es un rango fijo, no una tabla. Conviértelo con Ctrl+T y vuelve a apuntar la tabla dinámica o la consulta.
Actualizar no hace nada. Actualizaste la tabla dinámica pero no la consulta que la alimenta. Usa Actualizar todo para poner al día toda la cadena en orden.
«Archivo no encontrado» al actualizar. El origen se movió o se renombró. Actualiza el paso Origen de la consulta.
La actualización es lenta y congela Excel. Activa Permitir actualización en segundo plano en las propiedades de la conexión, o presiona Esc para cancelar y afina la consulta para que devuelva menos datos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el atajo para actualizar todos los datos en Excel?

En Windows, Ctrl+Alt+F5 actualiza todos los datos del libro y Ctrl+F5 actualiza solo la hoja actual. Excel para Mac no tiene atajo de actualización: usa Datos → Actualizar todo en la cinta.

¿Por qué mi tabla dinámica no se actualiza cuando agrego datos nuevos?

Una tabla dinámica lee de una instantánea en caché y de un rango de origen fijo. Las filas nuevas agregadas por debajo de ese rango quedan fuera. Convierte el origen en una tabla (Ctrl+T), apunta la tabla dinámica a la tabla y actualiza: a partir de ahí las filas nuevas se incluyen siempre.

¿Cuál es la diferencia entre Actualizar y Actualizar todo?

Actualizar pone al día la tabla dinámica o la consulta seleccionada. Actualizar todo pone al día todas las tablas dinámicas, consultas y conexiones externas del libro, en orden de dependencia.

¿Actualizar recalcula mis fórmulas?

No. Las fórmulas se recalculan automáticamente cuando cambian sus datos de entrada (o al presionar F9). Actualizar es solo para tablas dinámicas, Power Query y conexiones de datos externas, que guardan una instantánea en lugar de una fórmula viva.

¿Cómo actualizo los datos automáticamente al abrir el archivo?

En una tabla dinámica: clic derecho → Opciones de tabla dinámica → Datos → marca Actualizar al abrir el archivo. En una consulta: Datos → Consultas y conexiones, clic derecho → Propiedades → Actualizar al abrir el archivo.

¿Cómo detengo una actualización que tarda demasiado?

Presiona Esc para cancelarla. Para evitar el bloqueo la próxima vez, activa la actualización en segundo plano en las propiedades de la conexión, así Excel sigue respondiendo mientras la consulta se ejecuta.