Daten in Excel aktualisieren: Tastenkombinationen, Pivot-Tabellen und Power Query

Pivot-Tabellen, Power-Query-Ergebnisse und externe Datenverbindungen aktualisieren sich nicht von selbst. Sie zeigen eine Momentaufnahme der letzten Aktualisierung. Wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern, aktualisierst du, um die neuen Zahlen zu holen. Diese Anleitung zeigt die genauen Tastenkombinationen unter Windows, den Weg über das Menüband, der überall funktioniert (auch auf dem Mac), und wie du eine fehlgeschlagene Aktualisierung behebst.

Was "Aktualisieren" wirklich macht

Eine Pivot-Tabelle oder Abfrage speichert ihr Ergebnis in der Arbeitsmappe und merkt sich, woher die Daten stammen. Aktualisieren führt diese Verbindung erneut aus und ersetzt das gespeicherte Ergebnis durch aktuelle Daten. Deine Formeln bleiben unberührt, denn sie berechnen sich von selbst neu; das Aktualisieren ist speziell für Pivot-Tabellen, Power Query und externe Verbindungen da.

Deshalb kann eine Pivot-Tabelle noch die Summen der letzten Woche zeigen, obwohl du neue Zeilen ergänzt hast: Der Pivot-Cache hält weiter die alte Momentaufnahme, bis du ihn aktualisierst.

Tastenkombinationen unter Windows

Excel hat unter Windows zwei dokumentierte Tastenkombinationen zum Aktualisieren:

Strg+Alt+F5 aktualisiert alle Daten in der Arbeitsmappe (jede Pivot-Tabelle, jede Abfrage, jede Verbindung). Das ist der Befehl "Alle aktualisieren".
Strg+F5 aktualisiert nur die Daten im aktuellen Tabellenblatt.
Esc stoppt eine laufende Aktualisierung, praktisch, wenn eine große Abfrage zu lange dauert.

Strg+Alt+F5 ist die, die du dir merken solltest. Sie ist das Tastatur-Äquivalent zur Schaltfläche Alle aktualisieren und bringt alles auf einmal auf den neuesten Stand.

Aktualisieren auf dem Mac

Excel für Mac hat keine dokumentierte Tastenkombination zum Aktualisieren von Daten. Nutze stattdessen das Menüband, das unter Windows und Mac gleich funktioniert:

Registerkarte Daten → Alle aktualisieren bringt jede Verbindung in der Arbeitsmappe auf den neuesten Stand.
Das kleine Dropdown unter Alle aktualisieren bietet Aktualisieren nur für das ausgewählte Element.

Bei einer Pivot-Tabelle kannst du auch mit der rechten Maustaste hineinklicken und Aktualisieren wählen. Dieser Rechtsklick ist der zuverlässigste plattformübergreifende Weg, eine einzelne Pivot-Tabelle zu aktualisieren.

Eine Pivot-Tabelle aktualisieren

Eine Pivot-Tabelle speichert ihre Quelldaten zwischen, deshalb bewirkt das Ergänzen von Zeilen in der Quelle nichts, bis du aktualisierst.

Klicke in eine beliebige Zelle der Pivot-Tabelle.
Registerkarte PivotTable-Analyse → Aktualisieren (oder Rechtsklick → Aktualisieren).

Wenn du neue Zeilen unter dem ursprünglichen Bereich ergänzt hast, bezieht die Aktualisierung sie nur ein, wenn die Quelle eine Tabelle oder ein dynamischer Bereich ist. Wandle die Quelle zuerst in eine Tabelle um (Strg+T), richte die Pivot-Tabelle auf den Tabellennamen aus, und jede künftige Aktualisierung erfasst neue Zeilen automatisch.

Power Query und externe Daten aktualisieren

Power-Query-Ergebnisse und Verbindungen zu Dateien oder Datenbanken aktualisierst du auf dieselbe Weise.

Daten → Alle aktualisieren führt jede Abfrage erneut aus.
Daten → Abfragen und Verbindungen öffnet den seitlichen Bereich, in dem du eine einzelne Abfrage über das Aktualisieren-Symbol neben ihrem Namen aktualisierst.

Zeigt die Abfrage auf eine Datei, die verschoben wurde, schlägt die Aktualisierung mit dem Fehler "Datei nicht gefunden" fehl. Korrigiere den Pfad über Daten → Abfragen und Verbindungen, Rechtsklick auf die Abfrage, Bearbeiten, und passe den Schritt Quelle an.

Automatisch aktualisieren

Du musst nicht jedes Mal von Hand aktualisieren.

Beim Öffnen: Rechtsklick auf eine Pivot-Tabelle → PivotTable-Optionen → Daten → Häkchen bei Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren. Für Abfragen: Daten → Abfragen und Verbindungen, Rechtsklick auf die Abfrage → Eigenschaften → Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren.
In festen Abständen: Setze im selben Dialog Eigenschaften das Häkchen bei Alle N Minuten aktualisieren für Verbindungen, die aktuell bleiben sollen.
Hintergrundaktualisierung: Mit der Option Hintergrundaktualisierung aktivieren kannst du weiterarbeiten, während eine langsame Abfrage aktualisiert.

Häufige Probleme beim Aktualisieren

Neue Zeilen fehlen nach dem Aktualisieren. Die Quelle ist ein fester Bereich, keine Tabelle. Wandle sie mit Strg+T um und richte Pivot-Tabelle oder Abfrage neu darauf aus.
Aktualisieren bewirkt nichts. Du hast die Pivot-Tabelle aktualisiert, aber nicht die Abfrage, die sie speist. Nutze Alle aktualisieren, um die ganze Kette der Reihe nach zu aktualisieren.
"Datei nicht gefunden" beim Aktualisieren. Die Quelle wurde verschoben oder umbenannt. Passe den Schritt Quelle in der Abfrage an.
Aktualisieren ist langsam und Excel friert ein. Schalte Hintergrundaktualisierung aktivieren in den Verbindungseigenschaften ein, oder drücke Esc zum Abbrechen und verfeinere die Abfrage, damit sie weniger Daten zurückgibt.

Häufig gestellte Fragen

Wie lautet die Tastenkombination, um alle Daten in Excel zu aktualisieren?

Unter Windows aktualisiert Strg+Alt+F5 alle Daten in der Arbeitsmappe, und Strg+F5 aktualisiert nur das aktuelle Tabellenblatt. Excel für Mac hat keine Tastenkombination zum Aktualisieren; nutze stattdessen Daten → Alle aktualisieren im Menüband.

Warum aktualisiert sich meine Pivot-Tabelle nicht, wenn ich neue Daten ergänze?

Eine Pivot-Tabelle liest aus einer zwischengespeicherten Momentaufnahme und einem festen Quellbereich. Neue Zeilen unter diesem Bereich liegen außerhalb. Wandle die Quelle in eine Tabelle um (Strg+T), richte die Pivot-Tabelle auf die Tabelle aus und aktualisiere, dann werden neue Zeilen jedes Mal einbezogen.

Was ist der Unterschied zwischen Aktualisieren und Alle aktualisieren?

Aktualisieren bringt die einzelne ausgewählte Pivot-Tabelle oder Abfrage auf den neuesten Stand. Alle aktualisieren aktualisiert jede Pivot-Tabelle, jede Abfrage und jede externe Verbindung in der Arbeitsmappe, in der Reihenfolge ihrer Abhängigkeiten.

Werden beim Aktualisieren meine Formeln neu berechnet?

Nein. Formeln berechnen sich automatisch neu, sobald sich ihre Eingaben ändern (oder mit F9). Das Aktualisieren ist nur für Pivot-Tabellen, Power Query und externe Datenverbindungen da, die eine gespeicherte Momentaufnahme statt einer lebenden Formel halten.

Wie aktualisiere ich Daten automatisch beim Öffnen der Datei?

Bei einer Pivot-Tabelle: Rechtsklick → PivotTable-Optionen → Daten → Häkchen bei Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren. Bei einer Abfrage: Daten → Abfragen und Verbindungen, Rechtsklick → Eigenschaften → Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren.

Wie stoppe ich eine Aktualisierung, die zu lange dauert?

Drücke Esc, um sie abzubrechen. Damit es beim nächsten Mal nicht einfriert, aktiviere die Hintergrundaktualisierung in den Verbindungseigenschaften, damit Excel reagierbar bleibt, während die Abfrage läuft.