La validación de datos obliga a las celdas a aceptar solo las entradas que tú definas. Es la diferencia entre una hoja que se rompe cuando alguien escribe «ene» en un campo de fecha y otra que solo acepta fechas reales. Tanto si estás armando un formulario de captura como si compartes un libro con tu equipo, las reglas de validación evitan el problema de «basura entra, basura sale» antes de que empiece.
¿Qué es la validación de datos?
La validación de datos es una regla a nivel de celda que hace una de estas tres cosas:
- Restringe lo que se puede escribir (solo números, fechas dentro de un rango, valores de una lista)
- Avisa a la persona cuando la entrada parece incorrecta, pero la deja pasar
- Da una indicación con un mensaje emergente antes de que escriba
La encuentras en la pestaña Datos → Validación de datos.
Configurar reglas de validación
Selecciona la celda o el rango que quieres restringir y abre Datos → Validación de datos → pestaña Configuración.
Reglas numéricas
En el desplegable Permitir, elige Número entero o Decimal.
Después establece la condición:
- Entre: mínimo y máximo (por ejemplo, de 1 a 100)
- Mayor que / Menor que / Igual a: un solo límite
- No está entre: excluye un rango
Ejemplo: una columna «Cantidad» solo debería aceptar números enteros entre 1 y 9999.
- Permitir: Número entero
- Datos: entre
- Mínimo: 1
- Máximo: 9999
Reglas de fecha
Permitir: Fecha funciona igual: define un rango de fechas con Entre, o usa referencias dinámicas como =HOY() para que la regla sea relativa. Ejemplo: permitir solo fechas futuras en una columna «Fecha límite»:- Permitir: Fecha
- Datos: mayor o igual que
- Fecha inicial: =HOY()
Reglas de longitud del texto
Permitir: Longitud del texto → establece un límite de caracteres. Va bien para campos como códigos postales (deben tener exactamente 5 caracteres) o códigos de referencia (máximo 10 caracteres).Validación con fórmula personalizada
Permitir: Personalizada te deja escribir cualquier fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO. Si devuelve VERDADERO, la entrada se acepta. Ejemplo: permitir solo entradas que empiecen por «INV-»: =IZQUIERDA(A2;4)="INV-" Ejemplo: exigir un valor en B2 antes de permitir escribir en C2: =B2<>"" Ejemplo: impedir entradas duplicadas en la columna A: =CONTAR.SI($A$2:$A$100;A2)<=1Listas desplegables
Las listas desplegables son el tipo de validación más usado. Presentan un conjunto fijo de opciones y eliminan los errores de escritura y los valores inconsistentes.
Método 1: lista manual
- Permitir: Lista
- Origen: escribe los valores separados por punto y coma: Sí;No;Pendiente;Cancelado
Método 2: referencia a un rango
- Permitir: Lista
- Origen: selecciona un rango de la hoja, por ejemplo =$F$2:$F$10
Método 3: rango con nombre
- Escribe los valores de tu lista en algún sitio (mejor en una hoja dedicada de «Listas»)
- Selecciónalos y ve a Fórmulas → Asignar nombre → ponle un nombre como ListaEstados
- En el campo Origen de la validación, escribe =ListaEstados
Mensajes de entrada
Un mensaje de entrada es una etiqueta que aparece cuando alguien hace clic en la celda validada, antes de escribir nada.
Validación de datos → pestaña Mensaje de entrada:- Marca Mostrar mensaje al seleccionar la celda
- Título: «Escribe una fecha» (el texto en negrita)
- Mensaje de entrada: «Usa el formato DD/MM/AAAA. Debe ser una fecha futura.»
Mensajes de error
Los mensajes de error saltan cuando alguien intenta escribir un valor no válido. Hay tres tipos con comportamientos muy distintos:
| Estilo | Comportamiento | Icono |
| Detener | Bloquea la entrada por completo. Hay que reintentar o cancelar. | Círculo rojo |
| Advertencia | Avisa, pero deja continuar haciendo clic en Sí. | Triángulo amarillo |
| Información | Solo informa. Siempre deja pasar la entrada. | Círculo azul |
- Elige el estilo
- Título: «Entrada no válida»
- Mensaje de error: «Escribe un número entero entre 1 y 9999.»
- Detener: cuando un dato incorrecto rompería fórmulas o procesos posteriores
- Advertencia: cuando el valor es raro pero podría ser legítimo (por ejemplo, una cantidad de pedido inusualmente grande)
- Información: cuando quieres registrar o marcar entradas sin bloquearlas
Validación con fórmula personalizada: ejemplos avanzados
Validar el formato de un correo (comprobación básica)
=Y(ESNUMERO(ENCONTRAR("@";A2));ESNUMERO(ENCONTRAR(".";A2)))Esto confirma que la celda contiene «@» y «.»: una comprobación básica de sensatez, no un validador completo de correos.
Permitir solo días laborables
=DIASEM(A2;2)<=5DIASEM con el modo 2 devuelve 1=lunes hasta 7=domingo. Los valores 1 a 5 son días laborables.
Exigir mayúsculas
=IGUAL(A2;MAYUSC(A2))IGUAL distingue mayúsculas de minúsculas. Esto solo se cumple si el valor coincide con su propia versión en mayúsculas.
Limitar a valores únicos
=CONTAR.SI($A$2:$A$1000;A2)=1Aplicado al rango A2:A1000. Cada entrada nueva se compara con todos los valores existentes. Si la cuenta ya es mayor que 1, la entrada se rechaza.
Listas desplegables dependientes
Una lista dependiente cambia sus opciones según el valor de otra celda. El ejemplo clásico: eliges un país y la lista de estado o región solo muestra los de ese país.
Configuración
- Crea tus listas. Supongamos que tienes:
- Ponle a cada lista un nombre idéntico al de su categoría principal:
- Para la celda de categoría principal (por ejemplo A2): Validación de datos → Lista → Origen: =$F$2:$F$3
- Para la celda dependiente (por ejemplo B2): Validación de datos → Lista → Origen: =INDIRECTO(A2)
Gestionar y auditar las reglas de validación
Encontrar todas las celdas validadas
Inicio → Buscar y seleccionar → Validación de datos resalta todas las celdas con reglas de validación en la hoja actual.Elige Validación de datos (iguales) para encontrar las celdas con la misma regla que la celda seleccionada.
Copiar la validación sin copiar el contenido
- Copia una celda con la regla de validación (Ctrl+C)
- Selecciona las celdas de destino
- Pegado especial (Ctrl+Alt+V) → Validación → Aceptar
Quitar la validación
Selecciona las celdas → Datos → Validación de datos → Borrar todos.
Preguntas frecuentes
¿La validación de datos impide pegar valores no válidos?
No. Pegar se salta las reglas de validación por completo. Si alguien pega datos en celdas validadas, los valores no válidos se aceptan sin que salte el mensaje de error. Para auditar los datos pegados, usa Datos → Validación de datos → Rodear con un círculo los datos no válidos: dibuja círculos rojos alrededor de las celdas que ahora mismo incumplen su regla.
¿Puedo aplicar la validación a una columna entera?
Sí. Haz clic en el encabezado de la columna para seleccionarla entera y aplica la regla. Ten en cuenta, eso sí, que así creas una regla sobre más de un millón de celdas. En libros grandes es más eficiente seleccionar solo el rango que esperas usar (por ejemplo, A2:A10000).
¿Por qué mi lista dependiente con INDIRECTO deja de funcionar al cerrar y reabrir el archivo?
Es un problema conocido cuando los rangos con nombre y las listas de origen están en otra hoja. Asegúrate de que los rangos con nombre apunten a rangos absolutos (por ejemplo, =Listas!$G$2:$G$10) y de que la hoja «Listas» no esté oculta ni eliminada. Si los datos de origen están en una tabla, ponle nombre a la columna de la tabla.
¿Puedo usar la validación de datos en Excel en línea?
Sí, con limitaciones. Los tipos básicos (número, lista, fecha, longitud del texto) funcionan. La validación con fórmula personalizada y las listas dependientes basadas en INDIRECTO pueden no funcionar de forma fiable en Excel en línea ni en Google Sheets. Para libros compartidos que se usan en el navegador, quédate con la validación de lista simple.
¿Cómo muestro un borde rojo en las celdas no válidas sin usar una ventana emergente?
Usa la función Rodear con un círculo los datos no válidos: Datos → Validación de datos → Rodear con un círculo los datos no válidos. Es útil para auditar datos que ya existen. Quita los círculos con Borrar círculos de validación en el mismo menú.