Datenüberprüfung in Excel: Regeln, Dropdown-Listen und benutzerdefinierte Formeln

Die Datenüberprüfung sorgt dafür, dass Zellen nur die von dir definierten Eingaben akzeptieren. Das ist der Unterschied zwischen einer Tabelle, die einen Fehler anzeigt, wenn jemand „Jan“ in ein Datumsfeld eingibt, und einer, die nur echte Datumsangaben akzeptiert. Egal, ob du ein Formular zur Dateneingabe erstellst oder eine Arbeitsmappe mit einem Team teilst - Validierungsregeln verhindern das „Garbage-in-Garbage-out“-Problem, bevor es überhaupt entsteht.

Was ist Datenüberprüfung?

Die Datenüberprüfung ist eine Regel auf Zellenebene, die entweder:

Schränkt die Eingabemöglichkeiten ein (nur Zahlen, Datumsangaben innerhalb eines Bereichs, Werte aus einer Liste)

Warnt den Nutzer, wenn die Eingabe falsch aussieht, lässt sie aber trotzdem zu

Gibt Hinweise über eine Popup-Meldung, bevor sie etwas eingeben

Du findest die Funktion unter der Registerkarte Daten → Datenüberprüfung.

Validierungsregeln festlegen

Wähle die Zelle oder den Bereich aus, den du einschränken möchtest, und öffne dann Daten → Datenüberprüfung → Registerkarte „Einstellungen“.

Zahlenregeln

Wähle im Dropdown-Menü Zulassen die Option Ganzzahl oder Dezimal aus.

Lege dann die Bedingung fest:

Zwischen: min und max (z. B. 1 bis 100)

Größer als / Kleiner als / Gleich: einzelne Begrenzung

Nicht zwischen: einen Bereich ausschließen

Beispiel: In der Spalte „Menge“ sollten nur ganze Zahlen zwischen 1 und 9999 eingegeben werden.

Zulässig: Ganzzahl

Daten: zwischen

Mindestens: 1

Maximal: 9999

Datumsregeln

„Allow: Date“ funktioniert genauso - lege einen Datumsbereich mit „Between“ fest oder verwende dynamische Verweise wie =HEUTE(), um die Regel relativ zu gestalten. Beispiel: In der Spalte „Frist“ nur zukünftige Datumsangaben zulassen:

Zulässig: Datum
Daten: größer oder gleich
Startdatum: =HEUTE()

Regeln zur Textlänge

Zulässig: Textlänge → Lege eine Zeichenbegrenzung fest. Nützlich für Felder wie Postleitzahlen (müssen genau 5 Zeichen lang sein) oder Referenzcodes (max. 10 Zeichen).

Benutzerdefinierte Formelüberprüfung

Mit „Erlaubt: Benutzerdefiniert“ kannst du jede beliebige Formel eingeben, die TRUE oder FALSE zurückgibt. Ist das Ergebnis TRUE, wird die Eingabe akzeptiert.

Beispiel: Lass nur Einträge zu, die mit „INV-“ beginnen: =LINKS(A2;4)="INV-" Beispiel: Eine Eingabe in Zelle C2 erst zulassen, wenn in Zelle B2 ein Wert eingegeben wurde: =B2<>"" Beispiel: Doppelte Einträge in Spalte A vermeiden: =ZÄHLENWENN($A$2:$A$100;A2)<=1

Dropdown-Listen

Dropdown-Listen sind die am häufigsten verwendete Art der Eingabevalidierung. Sie bieten den Nutzern eine feste Auswahl an Optionen und verhindern so Tippfehler und inkonsistente Werte.

Methode 1: Manuelle Liste

Erlaubt: Liste
Quelle: Werte durch Semikolons getrennt eingeben: Yes,No,Pending,Cancelled

Gut geeignet für kleine, stabile Listen. Nicht ideal, wenn die Liste wachsen wird.

Methode 2: Bereichsverweis

Erlaubt: Liste
Quelle: Wähle einen Bereich auf dem Blatt aus, z. B. =$F$2:$F$10

Oder gib die Bereichsadresse ein. Befindet sich die Liste auf einem anderen Blatt, musst du einen benannten Bereich verwenden (siehe unten).

Methode 3: Benannter Bereich

Gib deine Listenwerte irgendwo ein (am besten in einem eigenen Arbeitsblatt namens „Listen“)
Markiere sie und gehe zu Formeln → Namen definieren → gib ihnen einen Namen wie StatusList
Gib im Feld „Quelle“ der Validierung =StatusList ein

Benannte Bereiche funktionieren über Arbeitsblätter hinweg und erleichtern die Pflege der Validierung.

Eingabemeldungen

Eine Eingabemeldung ist ein Tooltip, der erscheint, wenn der Nutzer auf die validierte Zelle klickt - noch bevor er etwas eingibt.

Datenüberprüfung → Registerkarte „Eingabemeldung“:

Aktiviere Eingabehinweis anzeigen, wenn Zelle ausgewählt ist
Titel: „Ein Datum eingeben“ (Überschrift in Fettdruck)
Eingabemeldung: „Verwende das Format MM/TT/JJJJ. Es muss ein zukünftiges Datum sein.“

Diese dienen rein informativen Zwecken und dürfen die Eingabe niemals blockieren. Nutze sie, um Nutzer bei der Eingabe in Formularen anzuleiten.

Fehlermeldungen

Fehlermeldungen werden angezeigt, wenn der Nutzer versucht, einen ungültigen Wert einzugeben. Es gibt drei Arten mit sehr unterschiedlichem Verhalten:

Stil	Verhalten	Symbol
Stopp	Blockiert die Eingabe komplett. Der Nutzer muss es erneut versuchen oder abbrechen.	Roter Kreis
Warnung	Warnt den Nutzer, lässt ihn aber durch Klicken auf „Ja“ fortfahren.	Gelbes Dreieck
Informationen	Informiert den Nutzer einfach nur. Lässt die Eingabe immer durch.	Blauer Kreis

Datenüberprüfung → Registerkarte „Fehlermeldung“:

Stil auswählen
Titel: „Ungültige Eingabe“
Fehlermeldung: „Bitte gib eine ganze Zahl zwischen 1 und 9999 ein.“

Wann man was benutzt:

Stopp: Wenn fehlerhafte Daten Formeln oder nachfolgende Prozesse zum Absturz bringen würden
Warnung: Wenn der Wert ungewöhnlich ist, aber dennoch legitim sein könnte (z. B. eine ungewöhnlich große Bestellmenge)
Hinweis: Wenn du Einträge protokollieren oder markieren möchtest, ohne sie zu sperren

Benutzerdefinierte Formelüberprüfung: Fortgeschrittene Beispiele

E-Mail-Format überprüfen (grundlegende Prüfung)

=UND(ISTZAHL(FINDEN("@";A2));ISTZAHL(FINDEN(".";A2)))

Das bestätigt, dass die Zelle sowohl „@“ als auch „.“ enthält - eine einfache Plausibilitätsprüfung, kein vollständiger RFC-E-Mail-Validator.

Nur Wochentage zulassen

=WOCHENTAG(A2;2)<=5

„WOCHENTAG“ mit Modus 2 gibt Werte von 1 (Montag) bis 7 (Sonntag) zurück. Die Werte 1 - 5 stehen für Wochentage.

Großschreibung erforderlich

=EXACT(A2;GROSS(A2))

Bei EXACT wird die Groß-/Kleinschreibung beachtet. Der Wert wird nur akzeptiert, wenn er mit seiner eigenen Großbuchstabenversion übereinstimmt.

Auf eindeutige Werte beschränken

=ZÄHLENWENN($A$2:$A$1000;A2)=1

Wird auf den Bereich A2:A1000 angewendet. Jeder neue Eintrag wird mit allen vorhandenen Werten abgeglichen. Wenn die Anzahl bereits größer als 1 ist, wird der Eintrag abgelehnt.

Abhängige Dropdown-Menüs

Ein abhängiges Dropdown-Menü passt seine Optionen je nach dem Wert in einer anderen Zelle an. Ein klassisches Beispiel: Wähle ein Land aus, dann zeigt das Dropdown-Menü „Bundesland/Region“ nur die Bundesländer dieses Landes an.

Einrichtung

Erstelle deine Listen. Angenommen, du hast:

- Spalte F: Fruits, Vegetables (Hauptkategorien) - Spalte G: Apple, Banana, Mango (Obst) - Spalte H: Carrot, Broccoli, Spinach (Gemüse)

Benenne jede Liste so, dass sie genau der Hauptkategorie entspricht:

- Wähle G2:G4 aus → Formeln → Name definieren → Fruits - Wähle H2:H4 aus → Formeln → Name definieren → Vegetables

Für die Zelle der Hauptkategorie (z. B. A2): Datenüberprüfung → Liste → Quelle: =$F$2:$F$3

Für die abhängige Zelle (z. B. B2): Datenüberprüfung → Liste → Quelle: =INDIREKT(A2)

INDIREKT wandelt den Textwert in A2 (z. B. „Obst“) in eine Bereichsreferenz um, indem es den benannten Bereich mit diesem Namen nachschlägt. Wenn sich der Wert in A2 auf „Gemüse“ ändert, zeigt das Dropdown-Menü in B2 automatisch „Gemüse“ an. Wichtig: Die benannten Bereiche müssen genau mit den Werten in der Hauptkategorieliste übereinstimmen, einschließlich der Groß- und Kleinschreibung.

Validierungsregeln verwalten und prüfen

Alle validierten Zellen finden

Startseite → Suchen & Auswählen → Datenüberprüfung markiert alle Zellen mit Überprüfungsregeln im aktuellen Arbeitsblatt.

Wähle Datenüberprüfung (gleich), um Zellen zu finden, die dieselbe Regel wie die aktuell ausgewählte Zelle haben.

Textüberprüfung ohne Kopieren des Inhalts

Kopiere eine Zelle mit der Validierungsregel (Strg+C)
Wähle die Zielzellen aus
Einfügen mit Sonderoptionen (Strg+Alt+V) → Überprüfung → OK

Validierung entfernen

Wähle die Zellen aus → Daten → Datenüberprüfung → Alle löschen.

Häufig gestellte Fragen

Verhindert die Datenüberprüfung das Einfügen ungültiger Werte?

Nein. Einfügevorgänge umgehen Validierungsregeln vollständig. Wenn Nutzer Daten in validierte Zellen einfügen, werden ungültige Werte akzeptiert, ohne dass eine Fehlermeldung ausgelöst wird. Um eingefügte Daten zu überprüfen, verwende Daten → Datenüberprüfung → Ungültige Daten markieren - dadurch werden Zellen, die derzeit gegen ihre Validierungsregeln verstoßen, mit roten Kreisen markiert.

Kann ich eine Validierung auf eine ganze Spalte anwenden?

Ja. Klicke auf die Spaltenüberschrift, um die gesamte Spalte auszuwählen, und wende dann die Regel an. Beachte jedoch, dass dadurch eine Regel für über eine Million Zellen erstellt wird. Bei großen Arbeitsmappen ist es effizienter, nur den Bereich auszuwählen, den du voraussichtlich verwenden wirst (z. B. A2:A10000).

Warum funktioniert mein INDIREKT-abhängiges Dropdown-Menü nicht mehr, wenn ich die Datei schließe und wieder öffne?

Das ist ein bekanntes Problem, wenn sich die benannten Bereiche und die Quelllisten auf unterschiedlichen Arbeitsblättern befinden. Stell sicher, dass die benannten Bereiche auf absolute Bereiche verweisen (z. B. =Lists!$G$2:$G$10) und dass das Arbeitsblatt „Lists“ nicht ausgeblendet oder gelöscht ist. Befinden sich die Quelldaten in einer Tabelle, benenne stattdessen die Spalte der Tabelle.

Kann ich die Datenüberprüfung in Excel Online nutzen?

Ja, allerdings mit Einschränkungen. Grundlegende Typen (Zahl, Liste, Datum, Textlänge) funktionieren. Benutzerdefinierte Formelvalidierung und auf INDIREKT basierende abhängige Dropdown-Menüs funktionieren in Excel Online oder Google Sheets möglicherweise nicht zuverlässig. Bei gemeinsam genutzten Arbeitsmappen, die im Browser verwendet werden, solltest du dich an einfache Listenvalidierung halten.

Wie kann ich ungültige Zellen mit einem roten Rahmen markieren, ohne ein Popup-Fenster zu verwenden?

Nutze die Funktion Ungültige Daten markieren: Daten → Datenüberprüfung → Ungültige Daten markieren. Das ist nützlich, um vorhandene Daten zu überprüfen. Entferne die Markierungen mit Überprüfungsmarkierungen löschen im selben Menü.