TL;DR
- In Excel heißt die Heatmap Farbskala. Sie finden sie unter Start > Bedingte Formatierung > Farbskalen, mit zwei oder drei Farben.
- Färben Sie nie eine rohe Buchungsliste ein. Fassen Sie die Daten zuerst in einem Raster zusammen: Kategorien in den Zeilen, Zeiträume in den Spalten.
- Legen Sie Minimum, Mittelpunkt und Maximum selbst fest, zum Beispiel 0 bei Abweichungen oder 100 % bei Zielerreichung.
- Verzichten Sie auf Grün-Rot. Blau-Weiß-Orange oder eine einfarbige Skala ist für alle lesbar.
- Für Karten nach Ländern, Bundesländern oder Postleitzahlen nutzen Sie das Kartendiagramm oder 3D-Karten, nicht die bedingte Formatierung.
Inhaltsverzeichnis
Was eine Heatmap in Excel eigentlich ist
Eine Heatmap ersetzt Zahlen durch Farbe. Statt 60 Umsatzwerte einzeln zu lesen, sieht Ihr Auge sofort, wo es dunkel wird: der schwache März in Filiale Nord, der starke Dezember überall. Einen eigenen Menüpunkt namens „Heatmap“ hat Excel nicht. Die Funktion steckt in der bedingten Formatierung und heißt dort Farbskala.
Microsoft beschreibt Farbskalen als eine von drei visuellen Formatarten, neben Datenbalken und Symbolsätzen. Alle drei machen es leichter, die Werte eines Bereichs auf einen Blick zu vergleichen. Die Farbskala ist die richtige Wahl für eine Fläche aus Zahlen, also eine Matrix. Datenbalken passen besser zu einer einzelnen Spalte, Symbolsätze zu Ampel-Bewertungen.
Eine Farbskala ist relativ. Excel schaut auf den kleinsten und den größten Wert in Ihrer Auswahl und verteilt die Farben dazwischen. Dieselbe Zahl kann also in einer Tabelle dunkelgrün und in einer anderen hellgrün sein. Das ist kein Fehler, sondern das Prinzip. Deshalb sind die Grenzwerte weiter unten so wichtig.
Daten vorbereiten: erst das Raster, dann die Farbe
Der häufigste Fehler passiert, bevor überhaupt eine Farbe im Spiel ist. Wer eine Liste mit 5.000 Einzelbuchungen einfärbt, bekommt ein buntes Rauschen, aber keine Aussage. Eine Heatmap wirkt am besten auf verdichteten Daten in einem klaren Raster, etwa aus einer Pivot-Tabelle.
So sieht ein gutes Raster aus:
| Region | Jan | Feb | Mär | Apr | Mai | Jun |
| Nord | 41.200 | 38.900 | 29.400 | 44.100 | 47.300 | 51.000 |
| Süd | 52.800 | 55.100 | 57.600 | 53.200 | 49.800 | 60.300 |
| West | 33.500 | 35.000 | 36.900 | 31.200 | 38.400 | 40.700 |
| Ost | 27.900 | 26.300 | 30.100 | 32.800 | 34.600 | 35.200 |
Die Zahlen sind ein erfundenes Beispiel. Worauf es ankommt, ist die Struktur:
- Eine Kategorie pro Zeile: Regionen, Produkte, Mitarbeitende, Kostenstellen.
- Ein Zeitraum oder eine zweite Kategorie pro Spalte: Monate, Wochentage, Uhrzeiten.
- Nur eine Kennzahl im Raster: Umsatz oder Marge, nicht beides gemischt.
- Keine Summenzeile im eingefärbten Bereich: Die Gesamtsumme ist immer der größte Wert und drückt alle anderen Zellen in die helle Hälfte der Skala.
- Echte Zahlen statt Text: Werte, die als Text gespeichert sind, ignoriert die Farbskala. Sie erkennen sie oft am grünen Dreieck oben links in der Zelle.
Wie so ein Raster in der Praxis aussieht, zeigt ein Beitrag über
HR-Dashboards, die Kompetenzlücken sichtbar machen. Dort stehen Mitarbeitende oder Teams in den Zeilen und Fähigkeiten in den Spalten, und die Farbe zeigt sofort, wo Wissen fehlt. Dasselbe Muster funktioniert für Lagerbestände, Tickets pro Stunde oder Prüfungsergebnisse pro Kapitel.
Schritt für Schritt: die Farbskala anwenden
Ist das Raster fertig, steht die eigentliche Heatmap meist in weniger als zehn Sekunden:
- Zahlenbereich markieren. Nur die Werte, ohne Zeilen- und Spaltenüberschriften und ohne Summen. Im Beispiel oben also B2:G5.
- Start > Bedingte Formatierung > Farbskalen öffnen.
- Eine Voreinstellung wählen. Fahren Sie mit der Maus über die Vorschauen, zeigt Excel das Ergebnis direkt in Ihrer Tabelle. Es gibt Skalen mit zwei und mit drei Farben.
- Ergebnis prüfen. Lesen Sie die Tabelle einmal so, als hätten Sie sie nie gesehen. Springt ins Auge, was Sie zeigen wollen? Wenn nicht, liegt es fast immer an der Farbe oder an den Grenzwerten.
- Bei Bedarf nachjustieren über Start > Bedingte Formatierung > Regeln verwalten > Regel bearbeiten.
Ein Kniff für reine Farbflächen: Wenn Sie nur die Farben zeigen wollen, markieren Sie den Bereich, öffnen mit Strg+1 die Zellformatierung und tragen unter „Benutzerdefiniert“ das Format
;;; ein. Die Werte bleiben in den Zellen und in der Bearbeitungsleiste erhalten, werden aber nicht mehr angezeigt. Das eignet sich für Übersichten mit vielen kleinen Zellen, etwa Wochentag mal Uhrzeit. Braucht jemand im Bericht die genaue Zahl, lassen Sie die Werte lieber stehen.
Zwei oder drei Farben: welche Skala wann passt
Farbskalen lassen sich grob in zwei Familien einteilen. Welche passt, hängt davon ab, was Ihre Zahlen bedeuten:
| Skalentyp | Aufbau | Passt für | Beispiel |
| Einfarbig, aufsteigend (2 Farben) | Hell bis dunkel in einem Farbton | Werte, die nur von wenig nach viel gehen | Besucherzahlen, Absatzmengen, Ticketvolumen |
| Divergierend (3 Farben) | Farbe A, neutrale Mitte, Farbe B | Werte mit einem sinnvollen Mittelpunkt | Abweichung vom Plan, Veränderung zum Vorjahr, Zielerreichung um 100 % |
| Zweifarbig, kontrastierend | Farbe A bis Farbe B ohne Mitte | Einfache Gegenüberstellung niedrig/hoch | Grobe Rangfolgen ohne festen Bezugspunkt |
Die Faustregel: Hat Ihre Kennzahl einen natürlichen Nullpunkt oder ein Ziel, nehmen Sie drei Farben mit neutraler Mitte. Geht sie einfach von wenig nach viel, reicht ein Farbton in verschiedenen Helligkeiten. Eine dreifarbige Skala auf Besucherzahlen erzeugt eine Mitte, die nichts bedeutet, und verleitet zu falschen Schlüssen.
Minimum, Mittelpunkt und Maximum selbst festlegen
Standardmäßig nimmt Excel den niedrigsten und den höchsten Wert der Auswahl als Endpunkte. Das klingt vernünftig, kippt aber bei Ausreißern. Ein einziger Rekordmonat mit dem Dreifachen des Normalwerts lässt alle anderen Monate blass aussehen, und die eigentlichen Unterschiede verschwinden. Deshalb empfiehlt es sich, Minimum, Mittelpunkt und Maximum ausdrücklich zu setzen. Den Mittelpunkt richten Sie an einem sinnvollen Bezug aus, etwa 0 bei Abweichungen oder 100 % bei Zielen.
So gehen Sie vor:
- Eine Zelle im eingefärbten Bereich anklicken.
- Start > Bedingte Formatierung > Regeln verwalten öffnen.
- Die Farbskala-Regel auswählen und auf Regel bearbeiten klicken.
- Für Minimum, Mittelpunkt und Maximum jeweils den Typ wählen: Zahl, Prozent, Quantil oder Formel statt „Niedrigster Wert“ und „Höchster Wert“.
- Werte und Farben eintragen und mit OK bestätigen.
Drei Beispiele aus dem Alltag:
- Planabweichung in Prozent: Minimum Zahl −20, Mittelpunkt Zahl 0, Maximum Zahl 20. Alles jenseits von ±20 % bekommt die volle Farbe, und null Abweichung bleibt immer neutral.
- Zielerreichung: Mittelpunkt Zahl 1, also 100 %. So sieht man auf einen Blick, wer über und wer unter dem Ziel liegt, egal wie gut der beste Wert ist.
- Ausreißer abfedern: Minimum Quantil 5, Maximum Quantil 95. Die extremsten fünf Prozent an beiden Enden bekommen die volle Farbe, ohne den Rest zu verwässern.
Feste Werte haben einen zweiten Vorteil: Ihre Heatmap wird vergleichbar. Entsteht der Bericht jeden Monat neu, bedeutet dieselbe Farbe dann auch jeden Monat dasselbe.
Farben, die niemand missversteht
Die Voreinstellung Grün-Gelb-Rot ist beliebt, aber oft die schlechteste Wahl. Rund einer von zwölf Männern hat eine Farbsehschwäche, und Rot und Grün werden dabei am häufigsten verwechselt. Sitzen zwölf Leute im Meeting, sieht womöglich jemand Ihre Heatmap als braune Fläche.
Besser funktionieren:
- Blau-Weiß-Orange für divergierende Daten. Die Gegensätze bleiben auch bei Rot-Grün-Schwäche klar unterscheidbar.
- Ein einzelner Farbton von hell nach dunkel, zum Beispiel Hellblau bis Dunkelblau, für aufsteigende Werte.
Es gibt noch einen zweiten Grund gegen Rot und Grün: Die Farben werten. Rot heißt „schlecht“, Grün heißt „gut“. Bei Kosten, Kündigungsquoten oder Fehlerzahlen ist ein hoher Wert aber schlecht, und eine grün eingefärbte Höchstzahl sendet die falsche Botschaft. Neutrale Farben vermeiden diese Falle. Wenn Sie doch bewerten wollen, prüfen Sie die Richtung. Excel bietet jede Voreinstellung auch umgekehrt an, und unter „Regel bearbeiten“ können Sie die Farben für Minimum und Maximum frei tauschen.
Achten Sie außerdem darauf, dass die Zahlen lesbar bleiben. Auf dunklen Zellen ist schwarze Schrift kaum zu erkennen. Wählen Sie die dunkelste Farbe deshalb nicht zu satt oder blenden Sie die Werte wie oben beschrieben aus.
Heatmap in der Pivot-Tabelle, die beim Aktualisieren hält
Pivot-Tabellen sind die natürliche Quelle für eine Heatmap, weil sie Rohdaten automatisch zu einem Raster verdichten. Der typische Ablauf: Pivot-Tabelle anlegen, Kategorien in die Zeilen, Zeiträume in die Spalten und die Kennzahl in die Werte ziehen, dann die Farbskala anwenden.
Der Haken: Eine gewöhnliche bedingte Formatierung bezieht sich auf einen festen Zellbereich. Ändert sich die Pivot-Tabelle durch Filter oder neue Daten, passt der Bereich nicht mehr. Die Farben sitzen dann an der falschen Stelle oder fehlen ganz. Die Lösung: Direkt nach dem Anwenden der Farbskala erscheint neben dem Bereich die kleine Schaltfläche Formatierungsoptionen. Wählen Sie dort die Option, die alle Zellen mit den Werten der jeweiligen Kennzahl einschließt, sinngemäß „Alle Zellen, die ‚Summe von Umsatz‘-Werte anzeigen“. Dann bleibt die Farbskala beim Aktualisieren und Filtern erhalten.
Nehmen Sie dabei die Variante ohne Gesamtergebnisse, falls Excel sie anbietet, oder blenden Sie die Gesamtsummen in der Pivot-Tabelle aus. Sonst passiert genau das, was beim Raster beschrieben ist: Die Summe wird zum dunkelsten Feld, und alles andere verblasst.
Geografische Heatmap: Karten nach Land, Bundesland oder Postleitzahl
Viele, die nach einer Heatmap suchen, wollen eigentlich eine eingefärbte Landkarte. Das kann die bedingte Formatierung nicht. Dafür gibt es zwei eigene Werkzeuge.
Das Kartendiagramm vergleicht Werte über Regionen wie Länder, Bundesländer, Landkreise oder Postleitzahlen. Laut Microsoft finden Sie es unter
Einfügen > Diagramme > Karten > Flächenkartogramm. Es setzt ein Microsoft-365-Abonnement und eine Internetverbindung voraus, weil die Ortsnamen über den Kartendienst Bing aufgelöst werden. Für eine Karte mit Umsatz pro Bundesland brauchen Sie nur zwei Spalten: Region und Wert.
3D-Karten sind für feinere oder mehrdimensionale Daten gedacht, etwa einzelne Adressen oder Entwicklungen über die Zeit. Microsoft nennt als unterstützte Formate unter anderem
Breiten- und Längengrad, Straße, Stadt, Landkreis, Bundesland, Postleitzahl und Land. Am besten arbeiten 3D-Karten mit Daten aus einer
formatierten Excel-Tabelle oder einem Datenmodell.
Ein häufiger Fehler bei Karten sind doppelte Ortsnamen. Frankfurt gibt es am Main und an der Oder, Neustadt gleich dutzendfach. Ergänzen Sie deshalb immer eine übergeordnete Ebene wie Bundesland oder Land als eigene Spalte, damit Excel jeden Ort eindeutig zuordnen kann. Bei Postleitzahlen hilft zusätzlich eine Länderspalte, denn fünfstellige Postleitzahlen gibt es nicht nur in Deutschland.
Die fünf häufigsten Fehler auf einen Blick
| Fehler | Folge | Abhilfe |
| Rohdaten statt Raster eingefärbt | Buntes Rauschen ohne Aussage | Erst per Pivot-Tabelle oder SUMMEWENNS verdichten |
| Summen im eingefärbten Bereich | Alle anderen Zellen wirken blass | Nur die Einzelwerte markieren |
| Standard-Grenzwerte bei Ausreißern | Unterschiede verschwinden | Minimum, Mittelpunkt und Maximum als Zahl oder Quantil setzen |
| Grün-Rot-Skala | Für viele unlesbar, wertet ungewollt | Blau-Weiß-Orange oder ein einzelner Farbton |
| Normale Formatierung in der Pivot-Tabelle | Farben verrutschen beim Aktualisieren | Formatierungsoptionen auf die Kennzahl beziehen |
Unsere Sicht: Die Farbe ist der leichte Teil
Wenn wir Lernenden bei LogicExcel zuschauen, sehen wir immer wieder dasselbe Muster. Die Farbskala selbst sitzt nach einem Versuch. Schwierig wird alles drumherum: Daten, die als Text gespeichert sind. Eine Liste, die erst mit SUMMEWENNS oder einer Pivot-Tabelle zum Raster werden müsste. Ein Mittelpunkt, der nichts bedeutet. Eine Heatmap ist deshalb ein guter Test dafür, wie sicher jemand insgesamt mit Excel umgeht.
Wir sind überzeugt, dass man diese Sicherheit nicht durch Zuschauen bekommt. Ein Video über bedingte Formatierung anzusehen und danach selbst eine Regel mit festem Mittelpunkt zu bauen, sind zwei verschiedene Dinge. Deshalb setzen wir auf kurze, echte Übungen: Sie tippen die Formel selbst ein und sehen sofort, ob sie stimmt und warum. Wer die Grundlagen so verinnerlicht, also Funktionen wie SUMMEWENNS, saubere Tabellen und Pivot-Tabellen, baut eine aussagekräftige Heatmap am Ende in zwei Minuten. Sonst kämpft man leicht eine Stunde mit verrutschten Farben.
Unser Rat für Analystinnen, Manager und alle, die gerade in einen datenlastigen Job wechseln: Bauen Sie Ihre nächste Heatmap mit echten Daten aus Ihrem Arbeitsalltag. Setzen Sie die Grenzwerte bewusst und zeigen Sie das Ergebnis jemandem, der die Zahlen nicht kennt. Kann diese Person nach zehn Sekunden sagen, was auffällt, haben Sie alles richtig gemacht.
> — Thomas Houza
Die Grundlagen hinter jeder guten Heatmap üben
Wenn das Raster der Engpass ist, lohnt sich gezieltes Training. Bei LogicExcel finden Sie 95 kostenlose Excel-Übungen direkt im Browser. Sie bekommen sofort Feedback und zu jeder Antwort eine verständliche Erklärung, ohne Anmeldung und ohne Installation. Wer lieber strukturiert vorgeht, startet mit unseren Kursen Excel I bis Excel III. Sie führen vom Arbeiten mit Tabellenblättern über Text, Tabellen und Datenbereinigung bis zu Verweisen und Logik.
Häufige Fragen zur Heatmap in Excel
Gibt es ein kostenloses Heatmap-Werkzeug?
Ja, und Sie haben es wahrscheinlich schon: Die Farbskalen der bedingten Formatierung sind in Excel eingebaut und kosten nichts extra. Für Heatmaps in Tabellen brauchen Sie weder ein Add-in noch Zusatzsoftware. Nur das Kartendiagramm für geografische Heatmaps setzt laut Microsoft ein Microsoft-365-Abonnement voraus.
Wie erstelle ich eine Heatmap mit Postleitzahlen?
Mit der bedingten Formatierung geht das nicht. Nutzen Sie stattdessen das Kartendiagramm unter Einfügen > Diagramme > Karten oder für feinere Daten die 3D-Karten. Ergänzen Sie neben der Postleitzahl immer eine Spalte mit dem Land, damit Excel die Orte eindeutig zuordnet.
Warum ist meine Heatmap fast überall gleich hell?
Meist liegt ein Ausreißer oder eine Summe im markierten Bereich. Excel richtet die Skala am höchsten Wert aus, und alle anderen Zellen landen dann im hellen Teil. Nehmen Sie Summen aus der Auswahl heraus oder setzen Sie Minimum und Maximum unter „Regel bearbeiten“ auf feste Zahlen oder Quantile.
Kann ich eine Farbskala auf eine andere Tabelle übertragen?
Ja. Markieren Sie eine eingefärbte Zelle, klicken Sie auf den Pinsel „Format übertragen“ und überstreichen Sie damit den neuen Bereich. Sind die Grenzwerte als feste Zahlen hinterlegt, bedeuten die Farben in beiden Tabellen dasselbe. So werden Vergleiche deutlich ehrlicher.
Funktioniert die Heatmap auch in Excel für Mac?
Ja, Farbskalen gibt es auch in Excel für Mac, ebenfalls unter Start > Bedingte Formatierung. Einzelne Dialoge sehen etwas anders aus. Microsoft beschreibt zum Beispiel die Regelerstellung in Excel für Mac gesondert.
Quellen
