Power Query en Excel: importar, transformar y actualizar datos automáticamente

Power Query es la herramienta ETL (extraer, transformar y cargar) integrada en Excel. Sustituye el trabajo tedioso de limpiar y reorganizar los datos a mano cada vez que se actualiza un archivo. Defines los pasos de transformación una vez y cada actualización futura tarda segundos.

Esto es una habilidad de cinta, no una fórmula de celda, así que no hay cuadrícula en el navegador para practicarlo. Recorre el camino de abajo en Excel (Microsoft 365 o 2019 en adelante). Cinco minutos y un CSV.

Camino práctico: del archivo del lunes a una tabla limpia

Usa cualquier CSV con una fila de encabezado (una exportación de ventas, un extracto bancario). Guárdalo en un sitio donde vaya a quedarse.

Datos → Obtener datos → Desde un archivo → Desde texto/CSV → elige el archivo → Transformar datos
Confirma que la primera fila son los encabezados. Si no: Inicio → Usar la primera fila como encabezado
Haz clic en el icono de tipo de cada columna (ABC / 123 / calendario) y define tú mismo los tipos
Filtra la basura: despliega una columna de estado y desmarca los vacíos o los «test»
Inicio → Cerrar y cargar: Excel deja una tabla en una hoja nueva
El lunes siguiente, sobrescribe el CSV y pulsa Datos → Actualizar todo (Ctrl+Alt+F5)

Ese es todo el hábito de Power Query: registra los pasos una vez y actualiza para siempre.

¿Qué es Power Query y cuándo conviene usarlo?

Power Query se sitúa entre tus datos de origen y tu hoja de Excel. Lo apuntas a un archivo, una base de datos o una carpeta; importa los datos; tú aplicas pasos de limpieza y transformación; y después carga el resultado en Excel.

Usa Power Query cuando:

Recibes un CSV o una exportación de Excel de otro sistema de forma periódica
Necesitas combinar datos de varios archivos u hojas
Tienes que repetir los mismos pasos de limpieza (quitar filas vacías, renombrar columnas, dividir una columna) cada vez que llegan datos nuevos
Quieres un informe actualizable que se ponga al día sin intervención manual

No uses Power Query para:

Búsquedas rápidas puntuales (BUSCARV o BUSCARX es más rápido)
Datos que nunca actualizas
Cálculos que dependen de la hora actual (AHORA(), HOY()): Power Query se ejecuta al actualizar, no de forma continua

Importar un archivo CSV

Pestaña Datos → Obtener datos → Desde un archivo → Desde texto/CSV
Localiza el archivo → haz clic en Importar
Se abre una ventana de vista previa que muestra cómo ha interpretado Excel el archivo

- Revisa el Origen del archivo (la codificación): normalmente UTF-8 es lo correcto - Revisa el Delimitador: coma, tabulación, punto y coma, etc.

Si la vista previa se ve bien, haz clic en Transformar datos para abrir el Editor de Power Query

(Haz clic en Cargar para saltarte el editor y cargar directamente; hazlo solo si no hace falta limpiar nada)

Importar un archivo de Excel

Datos → Obtener datos → Desde un archivo → Desde un libro
Elige el archivo → Importar
Un panel Navegador muestra todas las hojas y tablas con nombre de ese archivo
Selecciona la hoja o la tabla que quieras → Transformar datos

El Editor de Power Query

El editor es una ventana aparte con su propia cinta. Zonas clave:

Panel izquierdo: lista de consultas (todas las del libro)
Centro: vista previa de los datos
Panel derecho: Pasos aplicados, donde queda registrada cada transformación que haces
Barra de fórmulas: muestra el código M del paso seleccionado

El panel Pasos aplicados es lo que hace potente a Power Query. Puedes borrar, reordenar o editar cualquier paso. Si necesitas rehacerlo todo, basta con borrar pasos de abajo hacia arriba.

Transformaciones habituales

Filtrar filas

Haz clic en la flecha desplegable de cualquier encabezado → desmarca los valores que quieras ocultar, o usa Filtros de número / de texto / de fecha para lógica condicional.

Ordenar

Despliega un encabezado de columna → Orden ascendente u Orden descendente.

Renombrar columnas

Haz doble clic en cualquier encabezado de la vista previa para renombrarlo ahí mismo.

Quitar columnas

Selecciona una columna (haz clic en su encabezado) → clic derecho → Quitar columnas. Mantén Ctrl para seleccionar varias.

Quitar filas vacías

Pestaña Inicio del editor → Quitar filas → Quitar filas en blanco

Dividir una columna

Clic derecho en una columna → Dividir columna → Por delimitador o Por número de caracteres. Útil para separar campos como «Nombre Apellido» o «Ciudad, Estado».

Cambiar el tipo de datos

Haz clic en el icono de tipo que hay a la izquierda de cada encabezado (ABC = texto, 123 = número, calendario = fecha). Define siempre los tipos de forma explícita: Power Query a veces se equivoca al adivinarlos.

Filtrar y quedarse con las primeras N filas

Inicio → Conservar filas → Conservar las primeras filas → escribe un número. Útil para probar con una muestra pequeña.

Cargar los resultados en tu hoja

Cuando termines las transformaciones:

Pestaña Inicio (en el Editor de Power Query) → Cerrar y cargar

- Cerrar y cargar: crea una hoja nueva y carga los datos como una tabla - Cerrar y cargar en: abre un cuadro donde puedes elegir una hoja existente, indicar una celda o cargarlo como solo conexión (sin tabla de salida, útil si vas a combinar esta consulta con otra)

Los datos cargados aparecen como una tabla de Excel con un estilo propio. Puedes construir tablas dinámicas y fórmulas encima con normalidad.

Actualizar los datos

Cuando tu archivo de origen se actualice, trae los cambios a Excel:

Clic derecho en cualquier punto de la tabla cargada → Actualizar
O bien: pestaña Datos → Actualizar todo (actualiza todas las consultas y tablas dinámicas del libro)
Atajo de teclado: Ctrl+Alt+F5

Power Query vuelve a ejecutar todos tus pasos aplicados sobre los datos de origen actualizados. Si la estructura del archivo es la misma (las mismas columnas), la actualización es transparente. Actualización automática al abrir: Datos → Consultas y conexiones → clic derecho en tu consulta → Propiedades → marca Actualizar al abrir el archivo.

Preguntas frecuentes

¿Power Query funciona en Mac?

Sí, Power Query está disponible en Excel para Mac (Microsoft 365 y Excel 2019 en adelante). Algunos conectores (como SharePoint y SQL Server) pueden requerir configuración adicional, pero la importación de archivos CSV y de Excel funciona igual que en Windows.

¿Puede Power Query combinar varios archivos CSV de una carpeta?

Sí, y es una de sus mejores funciones. Datos → Obtener datos → Desde un archivo → Desde una carpeta. Elige la carpeta con tus CSV. Power Query importa todos los archivos, los apila en vertical y ejecuta tus pasos de limpieza sobre el resultado combinado. Cada archivo nuevo que agregues a la carpeta se incluye en la siguiente actualización.

¿Qué pasa si el archivo de origen se mueve o se renombra?

Power Query guarda la ruta del archivo. Si el archivo se mueve, la actualización falla con un error de «archivo no encontrado». Para arreglarlo: Datos → Consultas y conexiones → clic derecho en la consulta → Editar → en Pasos aplicados, haz clic en el primer paso (Origen) → actualiza la ruta en la barra de fórmulas.

¿Power Query es lo mismo que Power BI?

Comparten el mismo motor de transformación (el lenguaje M), pero son productos distintos. Power Query en Excel carga los datos en tu libro. Power BI Desktop es una aplicación de análisis aparte. Una consulta que construyas en Excel a menudo se puede copiar y pegar en Power BI, y al revés.