Pivot-Tabellen sind das leistungsstärkste Werkzeug in Excel, um Daten zusammenzufassen und zu analysieren. Wenn du eine Liste mit Verkaufszahlen, Umfrageergebnissen oder anderen tabellarischen Daten hast, kannst du diese mit einer Pivot-Tabelle in Sekundenschnelle nach Belieben aufschlüsseln - ganz ohne Formeln.
Was ist eine Pivot-Tabelle?
Eine Pivot-Tabelle ist ein interaktiver Übersichtsbericht, der aus einer einfachen Datentabelle erstellt wird. Sie gruppiert, zählt, summiert oder berechnet dynamisch den Durchschnitt deiner Daten. Du ziehst Felder an die gewünschte Position und Excel berechnet die Werte sofort neu.
Wann man eine Pivot-Tabelle verwendet:- Hunderte oder Tausende von Zeilen zu Kategoriesummen zusammenfassen
- Werte über mehrere Dimensionen hinweg vergleichen (z. B. Produkt nach Region nach Monat)
- Die besten und schlechtesten Leistungsträger ermitteln, ohne die Rohdaten zu sortieren
- Erstellen eines schnellen Kreuztabellenberichts (Crosstab)
Schritt für Schritt: Erstelle deine erste Pivot-Tabelle
1. Bereite deine Daten vor
Deine Quelldaten müssen eine übersichtliche, flache Tabelle sein:
- Eine Kopfzeile ganz oben (keine zusammengeführten Zellen)
- Keine leeren Zeilen oder Spalten innerhalb der Daten
- Jede Spalte steht für eine Art von Information (Datum, Produkt, Region, Umsatz usw.)
2. Klicke in deine Daten
Klicke auf eine beliebige Zelle innerhalb deines Datenbereichs. Excel erkennt den gesamten Bereich automatisch.
3. Die Pivot-Tabelle einfügen
Geh zur Registerkarte Einfügen → Pivot-Tabelle → Aus Tabelle/Bereich.
Es erscheint ein Dialogfeld:
- Tabelle/Bereich: Überprüfe, ob der Bereich korrekt aussieht
- „Neues Arbeitsblatt“ ist normalerweise die beste Wahl - so bleibt die Pivot-Tabelle von den Rohdaten getrennt
- Klicke auf OK
Du landest auf einer leeren Pivot-Tabelle, rechts davon befindet sich der Bereich PivotTable-Felder.
Zeilen, Spalten und Werte hinzufügen
Der Feldbereich hat unten vier Ablagebereiche:
| Zone | Zweck |
| Zeilen | Gruppiert deine Daten vertikal (z. B. nach Produkt) |
| Spalten | Verteilt Gruppen auf Spalten (z. B. nach Region) |
| Werte | Die zu berechnenden Zahlen (z. B. Umsatzsumme) |
| Filter | Ein Filter auf oberster Ebene, der auf die gesamte Pivot-Tabelle angewendet wird |
Beispiel: Umsatz nach Produkt und Region
- Zieh Produkt in Zeilen
- Zieh Region auf Spalten
- Zieh Umsatz auf Werte
Die Wertberechnung ändern
Standardmäßig verwendet Excel Summe für numerische Felder und Anzahl für Textfelder. So änderst du das:
- Klick auf den Dropdown-Pfeil im Feld im Bereich Werte
- Wähle Einstellungen für das Wertefeld
- Wähle: Summe, Anzahl, Durchschnitt, Max, Min usw.
- Klicke auf OK
Sortieren und Filtern deiner Pivot-Tabelle
Sortieren
Klicke auf einen beliebigen Wert in einer Zeilen- oder Spaltenüberschrift und wähle dann Daten → Sortieren - oder klicke mit der rechten Maustaste → Sortieren. Du kannst sortieren nach:
- Alphabetisch (A→Z oder Z→A)
- Nach einem Wertfeld (z. B. Produkte nach dem höchsten Gesamtumsatz sortieren)
Für die Sortierung nach Werten klickst du mit der rechten Maustaste auf eine Zahl im Bereich „Werte“ → Sortieren → Von groß nach klein sortieren.
Filtern
Zeilenbeschriftungsfilter: Klicke mit der rechten Maustaste auf eine Zeilenbeschriftung → Filter → filtere nach Text, Datumsbereich oder Wertschwelle. Berichtsfilter (Alternative zum Slicer): Zieh ein Feld in den Bereich Filter. Über der Pivot-Tabelle erscheint ein Dropdown-Menü für die Filterung des gesamten Berichts. Slicer (empfohlen): Geh auf die Registerkarte PivotTable-Analyse → Slicer einfügen. Wähle die gewünschten Felder aus. Slicer sind visuelle Filter-Schaltflächen - viel benutzerfreundlicher als Dropdown-Filter, besonders für Dashboards.Eine Pivot-Tabelle aktualisieren
Pivot-Tabellen werden nicht automatisch aktualisiert, wenn sich deine Quelldaten ändern.
Zur Erinnerung:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Pivot-Tabelle → Aktualisieren
- Oder: Registerkarte PivotTable-Analyse → Aktualisieren
- Tastenkombination: Alt + F5
Wenn du den Quelldaten neue Zeilen hinzugefügt hast, die über den ursprünglichen Bereich hinausgehen, musst du möglicherweise die Datenquelle aktualisieren: PivotTable analysieren → Datenquelle ändern. Profi-Tipp: Wandle deine Quelldaten in eine Excel-Tabelle (Strg+T) um, bevor du die Pivot-Tabelle erstellst. Tabellen werden automatisch erweitert, sodass die Pivot-Tabelle beim Aktualisieren immer neue Zeilen enthält.
Daten gruppieren
Wenn deine Daten in den Zeilen eine Datumsspalte enthalten, gruppiert Excel 2016+ die Datumsangaben automatisch nach Jahr, Quartal und Monat. In den Zeilenbezeichnungen siehst du dann eine Hierarchie.
So steuerst du die Gruppierung manuell:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Datum in den Zeilenbeschriftungen
- Wähle Gruppe
- Wähle aus: Sekunden, Minuten, Stunden, Tage, Monate, Quartale, Jahre
- Lege bei Bedarf ein Start- und Enddatum fest
- Klicke auf OK
So gruppierst du: Rechtsklick → Gruppierung aufheben. Typischer Anwendungsfall: Du hast tägliche Transaktionsdaten. Gruppiere sie nach Monat und Jahr, um die monatlichen Umsatztrends zu erkennen.
Berechnete Felder
Ein berechnetes Feld ist eine benutzerdefinierte Formel, die innerhalb der Pivot-Tabelle unter Verwendung anderer Wertfelder ausgeführt wird.
Beispiel: Du hast Spalten für „Umsatz“ und „Kosten“. Füge ein Feld „Gewinn“ hinzu:- Klicke in die Pivot-Tabelle
- Gehe zu PivotTable-Analyse → Felder, Elemente und Mengen → Berechnetes Feld
- Nenne ihn Profit
- Im Feld „Formel“: = Sales - Cost
- Klicke auf Hinzufügen → OK
- Sie arbeiten mit den aggregierten Summen, nicht zeilenweise mit den Quelldaten.
- Divisionen können in Zwischensummenzeilen zu unerwarteten Ergebnissen führen - überprüfe die Ergebnisse immer noch einmal.
Deine Pivot-Tabelle formatieren
Zahlenformatierung
Klicke auf einen Wert im Bereich „Werte“ → Einstellungen für das Wertefeld → Schaltfläche Zahlenformat. Wähle Währung, Prozent, Komma als Trennzeichen usw. Diese Formatierung bleibt auch nach einer Aktualisierung erhalten.
Layout-Optionen
Registerkarte PivotTable-Design → Berichtslayout:
- Kompakt (Standard): Alle Zeilenfelder in einer Spalte
- Gliederung: Jedes Zeilenfeld in einer eigenen Spalte, mit Zwischensummen über jeder Gruppe
- Tabellarisch: Jedes Feld einer Zeile in einer eigenen Spalte, keine Zwischensummen darüber - am besten zum Kopieren der Daten geeignet
Zwischensummen: PivotTable-Design → Zwischensummen → Oben, unten anzeigen oder ganz deaktivieren. Gesamtsummen: PivotTable-Design → Gesamtsummen → unabhängig voneinander für Zeilen und Spalten ein- und ausschalten.
Visuelle Stile
Registerkarte PivotTable-Design → PivotTable-Stile. Dutzende vorgefertigte Stile. Aktiviere Abwechselnde Zeilen oder Abwechselnde Spalten, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Pivot-Diagramme
Ein Pivot-Diagramm ist ein Diagramm, das mit einer Pivot-Tabelle verknüpft ist - es filtert automatisch entsprechend der Pivot-Tabelle.
- Klicke in die Pivot-Tabelle
- PivotTable analysieren → PivotChart
- Diagrammtyp auswählen → OK
Übe diese Fähigkeiten
Bist du bereit, das Gelernte anzuwenden? Arbeite die praktischen Übungen unter LogicExcel-Übungen durch, um die Konzepte der Pivot-Tabellen anhand echter Datensätze zu vertiefen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine Pivot-Tabelle aus mehreren Arbeitsblättern erstellen?
Nicht direkt über den Standarddialog „Einfügen > PivotTable“. Du hast zwei Möglichkeiten: (1) Verwende Power Query, um die Arbeitsblätter zunächst zusammenzuführen, und erstelle dann eine PivotTable auf Basis des zusammengeführten Ergebnisses. (2) Nutze den alten PivotTable- und PivotChart-Assistenten (füge ihn über Alt+D+P zu deiner Schnellzugriffsleiste hinzu), der über die Option „Mehrere Konsolidierungsbereiche“ verfügt.
Warum zeigt meine Pivot-Tabelle „Anzahl der Verkäufe“ statt „Summe der Verkäufe“ an?
Das passiert, wenn die Spalte „Umsatz“ leere Zellen oder Textwerte enthält, die mit Zahlen vermischt sind. Excel wählt standardmäßig „Anzahl“ aus, wenn es nicht-numerische Daten erkennt. Korrigiere die Quelldaten (fülle leere Zellen mit 0, wandle Textzahlen mit Daten → Text in Spalten in echte Zahlen um), aktualisiere dann die Pivot-Tabelle und ändere die Feldeinstellung auf „Summe“.
Wie zeige ich Werte in einer Pivot-Tabelle als Prozentsätze an?
Klicke auf das Feld im Bereich „Werte“ → Einstellungen für Wertfelder → Registerkarte Werte anzeigen als. Wähle: % der Gesamtsumme, % der Zeilensumme, % der Spaltensumme, % der übergeordneten Summe oder Laufende Summe in. Das ist unabhängig von der Berechnungsart - du kannst die Summe als Prozentsatz anzeigen.
Kann ich eine Pivot-Tabelle nach einer bestimmten Spalte sortieren?
Ja. Klicke auf eine beliebige Zelle in der Spalte, nach der du sortieren möchtest, klicke dann mit der rechten Maustaste → Sortieren → Von groß nach klein (oder von klein nach groß). Dadurch werden alle Zeilenüberschriften anhand der Werte dieser Spalte sortiert. Die Sortierung bleibt auch nach dem Aktualisieren erhalten.
Wie kann ich verhindern, dass Pivot-Tabellen Datumsangaben automatisch gruppieren?
Gehe zu Datei → Optionen → Registerkarte Daten → deaktiviere „Automatische Gruppierung von Datums-/Uhrzeit-Spalten in Pivot-Tabellen deaktivieren“. Hinweis: Dies ist eine globale Einstellung. Alternativ kannst du Datumsangaben in den Quelldaten als Text speichern (nicht empfohlen) oder die Gruppierung nach der Erstellung manuell aufheben, indem du mit der rechten Maustaste klickst → Gruppierung aufheben.